Automatización de procesos
Hay trabajo en tu empresa que ya no tiene que hacer una persona.
Presupuestos, correos, partes, altas, informes. Lo que se repite igual todas las semanas puede quedarse hecho solo, y dejar de depender de que tú estés delante.
Puede que te suene
No es desorden. Es volumen.
- Cada presupuesto se escribe desde cero, aunque casi todo sea siempre lo mismo.
- Los mismos datos se teclean tres veces: en el correo, en la hoja y en el programa.
- Alguien dedica media mañana a pasar pedidos de un sitio a otro.
- Las respuestas de siempre las escribes tú, una por una, todos los días.
- Para saber cómo va el mes hay que pedirle el dato a tres personas.
Eso no se arregla con más horas ni con más gente. El volumen lo sostiene un sistema, no una persona.
Cómo lo monto
Primero lo que más se repite. Después, lo demás.
No empiezo por la herramienta. Empiezo por mirar qué trabajo se repite en tu empresa, cuántas veces a la semana y quién lo hace.
Lo que sale de ahí se monta sobre los programas que ya usas. Lo que entra, sea un correo, un pedido o la foto de un albarán, se lee, se ordena y queda escrito donde tiene que estar. A ti solo te llega lo que necesita una decisión.
Y una condición que pongo siempre: si mañana cambias de programa, el sistema sigue. Tu información no queda encerrada en ningún sitio del que no puedas sacarla.
Qué se puede quedar hecho
Trabajos que suelen dejar de hacerse a mano.
Presupuestos y ofertas
Se redactan con tus precios y tus condiciones, listos para revisar.
iiEl correo que entra
Se lee, se clasifica y llega a quien le toca, con lo urgente arriba.
iiiPartes y albaranes
Del papel o de la foto a tu sistema, sin que nadie teclee nada.
ivEl número del mes
Los datos se juntan solos y el informe te llega hecho.
Qué cambia
El trabajo no desaparece. Deja de depender de ti.
Antes, la semana se llena de tareas que solo puedes hacer tú, y lo importante espera a la noche. Después, lo que se repite corre solo: tú miras lo que el sistema te pone delante y decides.
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Si todavía no sabes por dónde empezar.
Antes de automatizar nada, mirar qué está pasando. Qué tareas se llevan la semana, cuánto te cuestan y cuál merece la pena tocar primero.
- Las tareas que más tiempo se llevan, con el número delante
- Qué se puede quitar de en medio hoy y qué no compensa
- Por cuál empezar, y por qué
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Si ya sabes qué te sobra.
Hay dos formas de seguir: un trabajo que se hace una vez y queda montado, o una ruta que avanza un tramo cada mes hacia lo que quieres conseguir. Las tres formas de entrar están explicadas en la portada.
- Se entrega funcionando, y sabiendo usarlo
- Cada mes se cierra un tramo con nombre
- Si cambia tu objetivo, cambia la ruta
Preguntas frecuentes
Lo que me preguntan antes de empezar.
¿Esto sirve para una empresa pequeña?
Sirve sobre todo para una empresa pequeña. Cuanto menos gente hay, más pesa cada tarea que se repite y más se nota quitarla de en medio. Casi todo lo que monto es para negocios de unas pocas personas, no para corporaciones.
¿Tengo que cambiar los programas que ya uso?
No. Monto sobre lo que ya tienes. Solo propongo cambiar algo cuando lo que hay no da más de sí, y te explico por qué antes de tocarlo.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
Lo primero suele estar funcionando en semanas, no en meses. Depende de qué haya que tocar y de lo rápido que lleguen los accesos que hagan falta, que casi siempre es la parte que manda en el plazo.
¿Y si el sistema se equivoca?
Se equivoca, como cualquiera. Por eso lo que monto deja siempre un punto donde una persona mira antes de que algo salga fuera, y deja escrito lo que hizo para poder revisarlo después. Lo que no admite revisión no se automatiza.
¿Qué pasa con mis datos?
Se quedan en tus herramientas y en tus cuentas. No los encierro en ningún formato propio ni dependen de mí para seguir siendo tuyos.
¿Y si no sé si esto me encaja?
Para eso es la llamada. Me cuentas tu semana y te digo si hay algo que montar. Si no lo hay, también te lo digo.
La puerta
Cuéntame qué se come tu semana.
Una llamada de media hora, sin compromiso y sin presentación. Me dices qué tarea te cuesta más de lo que debería y te digo si se puede quitar de en medio, cómo, y si no soy yo quien debe hacerlo, quién.
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