¿Y si pudiéramos activar flujos de email al recibir un formulario de contacto ajeno a nuestra plataforma de email marketing?

Normalmente, las plataformas de email marketing como Klaviyo o Mailchimp, tienen herramientas que crean de forma automática un formulario que podemos incrustar en nuestra web y lanzan el flujo de correos una vez alguien se inscribe.

En este artículo vamos a ver cómo podemos iniciar el flujo de correos automáticos, introduciendo en nuestro funnel a todas aquellas personas que nos contacten a través de un formulario de contacto ajeno a la plataforma de email marketing.

Como nota interesante, este mismo proceso podremos implementarlo en landing pages u otros lugares donde, por una u otra razón, no podamos utilizar el formulario de nuestra plataforma de marketing por email.

¿Qué necesitamos?

En este ejemplo nos basaremos en una página hecha en WordPress, con:

Obviamente este mismo proceso podremos realizarlo con otros formularios, con otros gestores de webhooks, con Zapier en vez de Integromat y con cualquier otra plataforma de email marketing. Sin embargo, te invito a que compares herramientas y plataformas para que veas que esta es, sin duda, una de las combinaciones ganadoras.

Resumen del proceso

Veamos a grandes rasgos cual es el proceso y que sucederá cuando alguien nos rellene un formulario en nuestra web:

  1. Se rellena un formulario.
  2. Wp webhooks lanza un evento que recoge Integromat junto con los datos del form.
  3. En integromat recogemos los datos del formulario y añadimos un nuevo usuario a Klaviyo.
  4. Klaviyo detecta un nuevo usuario y lanza el flujo de emails.

De lo más sencillo, ¿No?

Activar flujos de email al recibir un formulario. Resumen de configuración.

Configuración para activar flujos de email al recibir un formulario de contacto.

  1. Implementar el formulario en la web.

    El primero paso será crear un formulario e incrustarlo en nuestra página de contacto o landing page.

  2. Crear un escenario en Integromat y configurar un webhook.

    Crearemos un nuevo escenario en Integromat con 2 módulos. Un webhook y el módulo de “add profile” en Klaviyo.

  3. Conectar ambas plataformas con webhook

    Copiaremos el link que nos ofrece el módulo webhook de Integromat y nos lo llevaremos a la zona de configuración de WP Webhooks de WordPress, donde crearemos un nuevo webhook url en la sección de Fluent Forms.

  4. Configurar módulo de Klaviyo en Integromat.

    El último paso es seleccionar los datos del nuevo perfil de Klaviyo con los datos obtenidos del formulario en el modulo webhook.

Paso a paso para activar flujos de email al recibir un formulario

Creación del formulario

Nosotros hemos usado Fluent Forms, pero podrías crear tu formulario con Contact Form 7, con Ninja Forms, etc. El motivo por el cual utilizamos Fluent Forms es que es mucho más rápido que el resto de plataformas y nos ofrece más flexibilidad y muchas más posibilidades de integración incluso con la versión gratuita.

Una vez tengas creado el formulario, no tendrás que hacer nada más aquí. Tan sólo integrarlo en tu pagina de contacto o landing page.

Crear el escenario en Integromat

Integromat es una plataforma que nos permite conectar diferentes APIs de diversas plataformas y generar procesos automáticos con ellas. En nuestro caso, lo que haremos será hacer que cuando se rellene nuestro formulario, se ejecute el escenario que vamos a crear.

Primero crearemos un escenario y añadiremos el módulo “custom webhook” de la herramienta Webhooks y el módulo “Add/Suscribe profile to a list” de Klaviyo, como vemos en la imagen. También podremos añadir un control de flujo para evitar que se detenga el escenario ante un posible error.

Activar flujos de email al recibir un formulario

En el módulo “custom webhooks” , pulsaremos en el botton “add” y daremos un nombre a nuestro nuevo webhook. Al guardar, nos dará un link que usaremos para comunicar el formulario de wordpress con Integromat.

Por ahora dejemos así el escenario, guarda y vuelve a WordPress.

Configurar WP Webhook en WordPress

En WordPress y una vez instalado WP Webhook, nos vamos a Ajustes > WP Webhooks. Al entrar haremos clic en “send data”, pues la dirección de la comunicación será de WordPress hacia afuera, lo queremos es enviar un evento a otra plataforma.

En la lista de eventos verás que se integra con Fluent Forms y que tiene su opción “form submited” o formulario enviado. Si entramos en esta opción podremos crear un nuevo disparador de eventos con el botón “Add webhook url”, que nos permite dar un nombre al webhook y meter la url que anteriormente copiamos del módulo de Integromat.

Una vez creado, iremos a “settings” o “configuración” del webhook que acabamos de crear y seleccionaremos el formulario al cual estará ligado.

Esto es todo por la parte de la configuración en WordPress.

Configurar módulo de Klaviyo en Integromat

Ya casi lo tenemos. Pero antes de volver a Integromat, ve a tu página de WordPress y envía un formulario de prueba, este paso es necesario para que se active por primera vez el webhook de Integromat y nos permita configurar el módulo de Klaviyo.

Ahora si, una vez enviado el form de prueba, volvamos a nuestro escenario y ejecutemoslo. Esto hará que Integromat inicie el proceso y detecte una llamada al webhook.

Una vez ejecutado, podremos ir al módulo de Klaviyo establecer los valores correspondientes para crear de forma correcta un nuevo perfil. Al menos necesitarás un email y un nombre, datos que serán recogidos desde tu formulario.

Paso extra, control de errores al activar flujos de email al recibir un formulario

En ocasiones ocurre que se dejan de ejecutarse nuestros escenarios cuando ocurre un error. En nuestro caso, podría suceder que el usuario escribiera mal el email o el nombre, dependiendo de nuestra validación previa en el form y podría darse el caso de que Klaviyo rechazara el nuevo usuario.

Para evitar que el escenario se pare, nosotros hemos colocado un control de flujo que se llama “ignore” por detrás de Klaviyo. Con esto sería suficiente para evitar tener que reactivar el escenario cada vez que haya un error.

También podrías añadir un módulo para que te envíe un email cada vez que Klaviyo encuentre un error.

rDuque es partner oficial de Integromat y Klaviyo, si tienes dudas o necesitas una integración compleja, ponte en contacto con nosotros y nos pondremos a tu disposición.

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